מדריך – בחירת תוכנה

הנהלת חשבונות, בדומה למרבית התחומים האחרים בעולם מאגרי המידע, נכבשה לחלוטין על ידי ידידנו הקיברנטי. בסקר אחרון שערכה הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה בנושא, פחות מ-0.001 אחוז מן העסקים הצהירו כי אינם נעזרים בשירותי תוכנה להנהלת חשבונות (או הנהלת חשבונות חיצונית, שנעשית כולה באמצעים ממוחשבים כמובן).
 
נכון ל-2012 נרשמו בישראל מעל ל-1000 עסקים המשווקים תוכנה להנהלת חשבונות עצמאית. התוכנות מבטיחות גדולות ונצורות, כולל חיסכון כלכלי, שירותים נוספים הנדרשים בניהול עסק, וכל זאת בלי לשלם עבור הנהלת חשבונות מקצועית ובלי לעבור קורס בתחום.

לעניות דעתו של כותב שורות אלה ההבטחות הללו מוגזמות ברובן. קשה מאוד לנהל חשבונות בלי כל ידע בנושא, ופעמים רבות מיקור חוץ (או שכירת מנהל חשבונות מקצועי) יעזרו לכם לחסוך זמן ולבצע את העבודה בצורה הרבה יותר איכותית (ולכן בסופו של דבר גם לחסוך כסף).

אולם גם את אלו ניתן ואף מומלץ לעשות באמצעות תוכנה להנהלת חשבונות, שיכולה להוות את הגשר המקשר בנכם לבין שירותי הנהלת חשבונות (מנהל, חשב, רואה חשבון, יועץ מס, כלכלן ועוד) מקצועיים.
 
המגוון הרחב לא עוזר לצמצם את אפשרויות הבחירה ולהחליט על ספק השירותים. בגלל שגם אנחנו התבלבלנו מאוד לנוכח ההיצע ה"מטורף", ביקשנו ממעין בורוכוב, מנהלת חשבונות בכירה ביו.אס.אם.די.בי לשעבר, לתת כמה עצות שימושיות.
 

1. אינפוט- "מרבית הלקוחות עדיין משאירים חלק נכבד מהנהלת החשבונות וראיית החשבון למקצוענים- הגישה הזו חוסכת זמן, הסתבכות וכסף. אי לכך, למרות כל מיני "תוספים" סקסיים שכל היצרניות מנסות לשווק, מה שבאמת חשוב מבחינתכם כעסק קטן עד בינוני הוא השלב של הכנסת המידע, או רישום העיסקאות. הקפידו לבחור ממשק נוח מבחינה זו. "
    
2. תמיכה טכנית—"מרביתנו לא מבינים הרבה במחשבים, בוודאי לא בתקלות הרבות והמשונות שעלולות להתרחש בכל מערכת ממוחשבת. בנוסף, מרבית התוכנות הן "תוכנות ענן", בהן הכוח החישובי נשען על מחשב מרוחק (שרת) בעיקר. הורידו כאב ראש נוסף מעליכם בכך שתקפידו לבחור אך ורק תוכנה שמתחייבת לתמיכת איש מקצוע 24 שעות ביממה, שבעה ימים בשבוע".
    
3. יש גב?- "אפילו אם אתם עסק קטן ממש, ונראה לכם שאת כל המידע אתם "מחזיקים בין האוזניים", תתפלאו כמה מהר מצטברים המספרים השונים בכל הנהלת חשבונות רוטינית. אין כל סיכוי לזכור פעולות עסקיות לטווח של שלושה חודשים, אפילו בעסקים קטנים, והחוק אגב מחייב אתכם להחזיק רישום מלא 7 שנים אחורה!!! כל זה מוביל למסקנה אחת פשוטה- המידע של הנהלת חשבונות הוא חיוני, ממש כמו חמצן לגוף האדם! הדבר האחרון שאתם רוצים הוא אובדן מלא של כל המידע הזה דווקא בגלל ש"הייתם ילדים טובים" והקפדתם לתעד הכל בתוכנה שזה עתה קרסה. תוכנה להנהלת חשבונות חייבת להיות מגובית אחת לשבוע לפחות בצורה מלאה על שני שרתים נפרדים פיזית. הקפידו לוודא שהדרישה הזו מבוצעת במלואה, "בלי לחפף”.
    
4. לא רק מאבדים דברים, לפעמים מידע נגנב...- "אחרי שטיפלנו ב"שוגג" באמצעות גיבוי, חשוב למנוע "מזידים" באמצעות אבטחה מהימנה. שוב, לא צריך להיות בנק שוויצרי כדי לפחד מחבלנות עיסקית או ריגול תעשייתי. אפילו אם אתם בטוחים במאת האחוזים שאין לכם כל מתחרה וכי לא תחשפו לעולם להתקפה מכוונת על בסיסי המידע שלכם (תרחיש בלתי אמין בעליל בשוק תחרותי כמו שלנו...), לא מעט מן התוכנות הזדוניות פוגעות בצורה חסרת אבחנה בממשקי מידע "פשוט מתוך רוע לב". לכן אבטחה היא דרישה שאין להתפשר עליה מצב".

 
 
לסיכום, בבחירת תוכנת הנהלת חשבונות, ארבעת הפרמטרים החשובים ביותר הם התאמת התוכנה לרישום חשבוניות וקבלות רוטיני, תמיכה טכנית 24 שעות ביממה, גיבוי נתונים מלא ואבטחה.